ما الفرق بين المستند الرسمي وغير الرسمي

ما الفرق بين الوثيقة الرسمية وغير الرسمية؟ تستخدم المستندات على نطاق واسع في مختلف مجالات الحياة العملية، وتختلف طبيعة الوثيقة حسب النشاط والمعاملة المرتبطة بها، فمنها المستندات الرسمية والعرفية. يسلط موقع موسوعة الزهراء الضوء على طبيعة المستندات، ويستعرض الفرق بين المستندات الرسمية وغير الرسمية، وما هي أنواعها.

تعريف الوثائق

الوثيقة بالمعنى العام هي وثيقة يتم من خلالها تأكيد وتأييد الأقوال الموجهة لصاحبها. وتأتي أهمية الوثيقة من كونها مجموعة من المعلومات المكتوبة على قطعة من الورق بين طرفين أو أكثر. لقد مرت الوثائق بمراحل مختلفة من التطوير نتيجة للقوانين المختلفة التي تنظمها. كما تستخدم المستندات في المقام الأول لإثبات الحق، وحمايته من الضياع، والإثبات في يد صاحبه عند المطالبة به.

ما الفرق بين الوثيقة الرسمية وغير الرسمية؟

الفرق الجوهري بين الوثيقة الرسمية والوثيقة غير الرسمية أو العرفيةيقوم الموظفون العامون بتنظيم الوثيقة الرسمية، بينما ينظم الوثيقة غير الرسمية أصحابها. تُعرف الوثيقة الرسمية بأنها الوثيقة التي يتم تداولها بين المؤسسات الرسمية والحكومية من قبل الموظفين العموميين، ويتم استخراج هذه الوثائق من قبل الجهات الحكومية. أما المستندات غير الرسمية فهي وثيقة عادية يتداولها الناس العاديون والتجار، وتكون موثقة أو مؤرخة أو مصدقة من الجهات التي تملكها. المعاملات، أو الموظفين العموميين.

ما هي أنواع الوثائق؟

هناك أنواع عديدة من الوثائق، وسنستعرض فيما يلي أكثرها شيوعًا:

وثائق المحاسبة

ويتم الاعتماد عليه في مختلف مجالات العمل وخاصة في مجال الدفاتر المحاسبية. وتنقسم إلى قسمين، وهي المستندات التي تستخدم بشكل أساسي في المعاملات والدفاتر المحاسبية، وأخرى تلحق بهذه المستندات، وتسمى غير مباشرة، ويمكن توضيح ذلك فيما يلي:

المستندات الحية

وتستخدم بشكل رئيسي في دفاتر المحاسبة ومن أهمها ما يلي:

• وثيقة اعتقال.
• وثيقة التبادل.
• وثيقة التسجيل.

الوثائق غير المباشرة:

هذه هي المستندات المرفقة بالمستندات المباشرة. وأبرز هذه الوثائق وأكثرها شيوعاً هي:

• فاتورة.
• الشيك.
• فاتورة الصرف.
• إشعارات الخصم.
• ملاحظات الائتمان.
• كشف حساب.

المستندات التجارية

يتم تصنيف المستندات التجارية حسب القطاع الذي تصدر منه، ويمكن التعرف على أشهر المستندات التجارية فيما يلي:

• وثائق قطاع المدفوعات.
• وثائق قطاع النقل والخدمات.
• وثائق الرقابة الرسمية.
• وثائق المعاملات للقطاعات التجارية.

وثائق التعليم والجغرافيا

ويرتبط هذا النوع من الوثائق بالتعليم في المرحلتين الابتدائية والمتوسطة، ومن أهم هذه الوثائق:

• وثيقة نصية.
• وثيقة الخريطة.
• وثيقة توضيحية.
• وثيقة الكرتون.
• وثيقة الجدول الإحصائي
• وثيقة الرسم البياني.
• وثيقة الرسم الهيكلي.

وفي الختام ناقشنا طبيعة الوثيقة والتوضيح ما الفرق بين الوثيقة الرسمية وغير الرسمية؟ مراجعة لأهم أنواع الوثائق وأكثرها شيوعاً.